Evitar Sobredimensionamiento de Personal: Análisis de Ventanas Horarias
La dotación de personal en franjas horarias críticas es esencial para una gestión eficiente de la fuerza laboral. Este enfoque estratégico se centra en garantizar una dotación óptima de personal durante los periodos donde la demanda del negocio alcanza su punto máximo. Así, como en las horas muertas cuando la demanda es baja, para evitar el sobredimensionamiento.
Las empresas que optimizan la dotación de personal obtienen ventajas competitivas gracias a un eficiente uso de los recursos, una mejor experiencia del cliente y la disminución de costos por sobredimensionamiento de personal.
Impacto de la dotación de personal
El análisis de ventanas horarias permite a la empresa contar con el personal cualificado adecuado tanto en los momentos críticos de alta demanda o cuando la prestación del servicio es crucial, como en momentos donde la carga de trabajo es mínima.
El sobredimensionamiento ocurre cuando en un turno se tiene más trabajadores de los que realmente se necesitan para cumplir con la carga de trabajo, lo que genera un aumento en los costos laborales. Entre las señales que indican que hay trabajadores de más en un turno destacan:
- Los costos laborales son consistentemente más altos de lo que justifican los ingresos.
- El personal tiene pocas tareas que realizar o dedican tiempo a tareas de poco valor.
- La productividad laboral es inferior a la que se presenta en otros turnos.
Lograr el equilibrio de personal para cada turno no se trata solo de asignar un número de trabajadores, sino de contar con el talento humano adecuado. Sin embargo, a diferencia de la programación tradicional, el análisis de ventanas horarias requiere de una precisa planificación.
El software WFM y la programación automatizada
El software de gestión de la fuerza laboral (WFM) ayuda a programar de forma automatizada la cantidad adecuada de personal para cada turno, para que las empresas puedan dimensionar sus recursos humanos de la forma más óptima.
Estas soluciones automatizadas ayudan también a asegurar el cumplimiento de las normas y a organizar horarios sin sobrecargar al equipo. Posibilitan planificar la dotación de personal adecuada para cada turno en función de la demanda o la carga real de trabajo, garantizando que los trabajadores se sientan apoyados.
Cómo evitar el sobredimensionamiento y la falta de personal
Para evitar el sobredimensionamiento en horas muertas y contar con el personal suficiente en horas pico, se debe identificar con precisión cuándo ocurren estas ventanas de tiempo. El software WFM posibilita una gestión adecuada que va más allá de la intuición.
Permite a las empresas adoptar técnicas de análisis de datos que permiten descubrir patrones y necesidades en cada turno. Al aprovechar datos históricos y métricas, es posible determinar la cantidad precisa de personal a través de:
- Análisis de patrones históricos: Identificación de períodos muertos y picos recurrentes.
- Técnicas de análisis multivariado: Análisis de factores como época del año, eventos e indicadores económicos.
- Monitoreo en tiempo real: Rastreo de indicadores de demanda actuales para hacer ajustes inmediatos.
- Modelos de análisis predictivo: Algoritmos que pronostican ventanas horarias futuras basadas en condiciones actuales.
